バーチャルオフィスとは？必要性やメリットやデメリットなどを紹介

ITフリーランスの場合、普段仕事を行う場所として自宅以外であればオフィスやシェアオフィスを借りるという選択肢があります。
ITフリーランスで主に自宅で作業する方であれば、特に必要はないでしょう。ただし、法人成りを検討している方は、賃貸オフィスやバーチャルオフィスの契約も視野に入れる必要があります。

バーチャルオフィスとは、作業するスペースがない仮想上のオフィスのことです。実際にオフィスで作業するためではなく、法人登記や郵便物の受け取りなどのオフィス機能の利用を目的としています。
ただし、コワーキングスペースが運営しているバーチャルオフィスの場合、来客対応やミーティングの際にスペースを利用できる場合もあります。

バーチャルオフィスの利用料金

バーチャルオフィスの利用料金は、月額数百円～数万円と幅広く用意されています。利用料金によって使えるサービスの範囲が変わってくるため、契約したいと考えている方は事前に確認しておきましょう。

バーチャルオフィスで利用できるサービス

バーチャルオフィスで利用できるサービスとして、以下のようなものが挙げられます。
・法人登記ができる住所の貸出
・電話番号の貸出
・私書箱の利用
・郵送物転送
・来客対応やミーティング時のスペース利用
どのサービスを利用するかによって、料金が変わります。あらかじめどのようなサービスを利用したいのか把握したうえで自分に合ったバーチャルオフィスを探しましょう。

バーチャルオフィスを利用するメリットは、以下のとおりです。
・プライバシーを守ることができる
・コストを削減できる
・都心の住所を利用できる
・短期間で住所が使えるようになる
それぞれのメリットを説明します。

プライバシーを守ることができる
バーチャルオフィスを利用するメリットとして、プライバシーを守ることができる点が挙げられます。ITフリーランスで活動する場合、複数のクライアントと契約することも多く、自宅の住所を契約先住所と設定してしまうとプライバシー観点において心配になる方も多いはずです。
しかしバーチャルオフィスを契約することで、ビジネス用の住所が利用できるため、請求書や郵送物を送付する際に自宅住所を公開する必要がありません。

コストを削減できる
バーチャルオフィスはコストの削減にもつながります。たとえば都内でレンタルオフィスを借りる場合、約50,000～100,000円はかかってしまいます。一方、バーチャルオフィスであれば約500円〜数万円で契約することが可能です。
実際にオフィスで仕事をすることはできませんが、法人登記やクライアントに教える住所や電話番号を取得したいだけであれば、バーチャルオフィスで十分です。

都心の住所を利用できる
都心の住所を利用できるのも、バーチャルオフィスを契約する魅力の1つです。地方在住の方でもバーチャルオフィスであれば、東京の住所を利用して法人登記することが可能です。東京の住所を載せておくことで、会社からの信用性が高まったり、東京でのビジネスチャンスが増えたりする可能性があります。
以前であれば、上京し居を構えることから始める必要がありましたが、転居などのコストも抑えつつ、販路拡大が望めます。

短時間で住所が使えるようになる
短時間で住所が使えるようになるのも、バーチャルオフィスを利用するメリットです。賃貸オフィスを借りる場合は、借りるまでに1ヶ月ほどかかりますが、
バーチャルオフィスは仮想上のオフィスなので、賃貸オフィスに比べて短期間で住所が使えるようになります。「なるべく早く法人成りしたい」という方はバーチャルオフィスを利用するほうがよいでしょう。

一方で、バーチャルオフィスを利用するうえでデメリットもあります。
・法人口座が開設できないケースがある
・同一住所に複数企業の登記が存在する

法人口座が開設できないケースがある
バーチャルオフィスの住所だと法人口座が開設できないケースがあります。理由は犯罪収益移転防止法が改正され、法人口座開設の審査が厳格化されたためです。バーチャルオフィスであったとしても法人口座の開設実績のあるオフィスを選ぶことや、自身のビジネスの実績をきちんと証明できれば開設も可能となります。バーチャルオフィスを検討される場合はその点にも注意が必要です。

同一住所に複数企業の登記が存在する
バーチャルオフィスの場合は、同じ住所の会社が複数存在します。
同じ商号や、よく似た商号の会社が同一住所に存在した場合は登記ができません。
契約する前に必ず、自分の商号で登記が可能か確認しましょう。

今回はオフィスの必要性やバーチャルオフィスを契約するメリット・デメリットを紹介しました。ITフリーランスは作業以外に開業届や登記、税に関することも知識として持ち合わせなくてはなりません。「法人成りを検討しているけど、手続きについて全然わからなくて困っている」という方はぜひギークスジョブをご活用ください。
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